“Na de kerstvakantie hebben we ons pandemie-crisisplan al afgestoft”
Hoe maken werkgevers hun organisaties en bedrijven coronaproof, op anderhalve meter afstand? Wat betekent dat voor het personeel? Hoe hebben werkgevers in het noorden de afgelopen periode beleefd? En hebben ze tips voor collega-bedrijven uit hun sector? Dit is het tweede artikel waarin je kunt lezen hoe bedrijven om gaan met de anderhalvemeternorm. Lees ook over restaurant Loetje, opticien Hans Anders, Hof van Saksen en Leerbouwen.
“Een enorm intense beleving.” Zo omschrijft Thomas Mulder, Executive Director HR van VodafoneZiggo, de afgelopen coronaperiode binnen het bedrijf. “De grootste uitdaging was om al onze callcentermedewerkers die nog nooit thuis hadden gewerkt binnen enkele dagen te faciliteren voor thuiswerken. Onze winkels hebben we binnen no time coronaproof gemaakt en zijn minder dan een week dicht geweest. Een geslaagde megaoperatie. Daar ben ik trots op.”
Vroege voorbereiding
“De eerste focus ging uit naar de gezondheid van onze medewerkers. In januari begonnen we al met de voorbereidingen voor implementatie van de nodige veiligheidsmaatregelen als de pandemie in Nederland zou uitbreken. Van begin af aan hebben we intensief en helder gecommuniceerd naar onze medewerkers over corona en de mogelijke gevolgen. Er zijn collega’s ziek geworden, maar zij lijken gelukkig allemaal te herstellen. Daarnaast was het van belang dat onze dienstverlening bleef doorgaan, bijvoorbeeld voor ziekenhuizen en alle mensen die ineens massaal thuis gingen werken. Een stabiel en goed functionerend netwerk is van essentieel belang. Dat vergt aanpassing van iedereen en is door alle medewerkers goed opgepakt.”
Winkels
Thomas is met een groep experts direct na de lockdown van start gegaan met invoering van veiligheidsmaatregelen voor de winkelvestigingen. Dat resulteerde in een sluitingsperiode van slechts een paar dagen. “Dan moet je denken aan deurbeleid, een maximum aantal klanten in de winkel, het plaatsen van spatschermen en het verwijderen van telefoonshowmodellen en andere apparatuur wat mensen aanraken. Ook hebben we onze klanten actief benaderd om zoveel mogelijk gebruik te maken van onze online dienstverlening.”
Dienstverlening door het raam
“Het is mooi om te zien hoe de crisis de creatieve geest in mensen naar boven haalt”, zegt Thomas. “Onze monteurs konden ineens niet meer naar de klanten toe. Zij probeerden de klanten telefonisch of per video te helpen. Zelfs dienstverlening door een open raam bleek uitkomst te bieden.”
Frequente communicatie
Als Thomas één boodschap heeft voor werkgevers in de anderhalvemetersamenleving dan is het om goede communicatie te voeren met het personeel. “Wij hebben gemerkt dat frequente en authentieke communicatie zorgt voor enorme betrokkenheid. De gezondheid en het welzijn van onze medewerkers staat voorop. Hier hebben we al voor de corona-uitbraak in Nederland helder op gestuurd, waardoor het voor iedereen duidelijk was wat er van ze werd verwacht op het moment dat de lockdown in werking trad. Ook is het van belang dat je gevoel legt in de communicatie met je medewerkers. Dat wordt gewaardeerd. In de loop van de coronatijd werd duidelijk dat het niet voor iedereen makkelijk is om thuis te werken. Er lopen bijvoorbeeld kinderen door het beeld tijdens een online gesprek. Dan is het goed om te zeggen dat het helemaal niet erg is als zoiets gebeurt. Laat je medewerkers weten dat je ze de ruimte geeft om te wennen aan de nieuwe situatie. Dat creëert toewijding en verbondenheid met je personeel.”
Kantoren
“We hebben in het begin iedereen opgeroepen zoveel mogelijk thuis te werken. Alleen als het vanuit de privésituatie niet anders kan, bijvoorbeeld als je heel klein woont, mag je op kantoor werken. Veel van onze medewerkers reizen met het openbaar vervoer. Nu het vervoer weer op gang is gekomen, komen enkele tientallen medewerkers per locatie naar kantoor. De totale capaciteit met inachtneming van de anderhalvemeterafstand is 25% tot 30% van wat het was.
Voordelen
Thomas legt uit dat de coronacrisis ook voordelen heeft opgeleverd voor VodafoneZiggo. “Het ziekteverzuim onder onze collega’s is aanzienlijk gedaald. Dat is een positieve ontwikkeling. Bij mij draait op dit moment een wasje. Als we thuiswerken kunnen we dagelijkse privéklusjes combineren met werk. Ook draagt thuiswerken bij aan minder reistijd, lagere reiskosten en een schoner milieu.”
Toekomst
Hoe ziet Thomas de toekomst voor zich binnen zijn bedrijf? “Dat is lastig te zeggen. Voorlopig blijft het advies voor onze medewerkers om zoveel mogelijk thuis te werken. Vooral ook omdat reizen met het openbaar vervoer beperkt is tot noodzakelijke reizen. Ook al willen sommige medewerkers weer graag op kantoor aan de slag, we moeten ons aan de anderhalve metercapaciteit houden. Ik verwacht daar de komende tijd geen verandering in. Volledig thuiswerken is niet wenselijk, omdat het belangrijk is dat er verbinding met collega’s en bedrijven blijft bestaan. Onze kantoren zoals in Groningen en Leeuwarden hebben hierin een cruciale functie. Mocht de anderhalvemeterrichtlijn in de toekomst verdwijnen dan zal thuiswerken, mede gelet op de voordelen, wellicht een mogelijkheid blijven voor twee tot drie dagen in de week. Als het zover komt, bespreken we dit uiteraard met de betreffende medewerkers en de ondernemingsraad. Uiteindelijk willen we als bedrijf sterker dan ooit uit deze crisis komen.”